Opdateret: 22. januar 2025
GDPR for Grundejerforeningen Egegaardens Haveby. Behandling af personoplysninger i grundejerforeningen.
Lov nr. 502 af 23. maj 2018 kaldes databeskyttelsesloven eller persondataforordningen. Dens formål er at sikre, at personlige data ikke kan misbruges. Til den ende har datatilsynet udgivet en skabelon for, hvordan en forening som vores skal forholde sig.
Enhver, der står i medlemskartoteket, har ret til oplysninger om, hvilke data der er registreret om vedkommende, samt hvordan data er beskyttet. Dette anses for at være opfyldt gennem teksten nedenfor, hvor der er redegjort for vores håndtering af medlemmernes data svarende til punkterne i skabelonen.
Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i
Grundejerforeningen Egegårdens Haveby (Egegaardens Haveby G/F – GEH)
v/ Birgitte Westrup Wittendorff
Sjællandsvej 17
2800 Kgs. Lyngby
CVR-nummer 36606665
1) Foreningens dataansvarlige er kassereren
Inger Nyboe Johansen
Sjællandsvej 16
2800 Kongens Lyngby
E-mail: kasserer@egegaardenshaveby.dk
2) Årsagen til, at vi behandler personoplysninger, er, at vi ønsker at sende informationer om foreningens arbejde, om regler og servitutter, om arrangementer og om andre begivenheder til medlemmerne ved personlig henvendelse eller via e-mail. Endvidere til at formidle informationer fra et eller flere medlemmer til alle andre i foreningen, hvis bestyrelsen skønner, indholdet er relevant.
3) Følgende personoplysninger findes i foreningens fortegnelse:
Navn
Adresse
E-mail adresse
Oplysning om, hvorvidt vedkommende er medlem af foreningens bestyrelse
4) Hvem optræder i personregistret?
Alle beboere på adresserne i foreningens område, såfremt de ønsker at modtage info jf. punkt 2.
5) Hvem videregives oplysningerne til? Ingen.
6) Hvornår slettes data?
Når en beboer flytter fra foreningens område, og vi får besked derom. Hvis en beboer ønsker egne oplysninger slettet.
7) Hvordan opbevares oplysningerne?
I et excel-regneark (den personfølsomme fil).
8) Om lovens krav
Den personfølsomme fil ligger på et eksternt USB-drev koblet til den dataansvarliges personlige PC. Denne PC er beskyttet vha. diverse sikkerheds-software – heriblandt virusprogrammet AVG og Heimdal Security Thor Agent. Vi har ingen formaliserede procedurer omkring håndtering af hackere. Vi vil formentlig ikke så let kunne konstatere, om filen er hacket eller kopieret, men vurderer følgende:
- At sandsynligheden for datatyveri, som omfatter denne fil, er meget lille.
- At filen ikke uden meget stort besvær kan åbnes, da den er password-beskyttet.
- At de opbevarede data er meget lidt følsomme.
9) IT-systemet
IT-systemet omkring foreningens data består i en applikation til opstilling af udtrukne e-mail- adresser til brug for udsendelse af info, jf. punkt 2. Applikationen indeholder ingen persondata i sig selv.
Excel-regnearket med persondata er beskyttet med password, som skal angives, når det åbnes, hvad enten det sker direkte i Excel eller via applikationen.
Ved udsendelse af info til beboerne benyttes en e-mail klient på ovennævnte PC (pt. MS Outlook), og vi sørger for, at listen over e-mail-adresser skjules for modtagerne (BCC).